[es_norte] QgisUserConf 2019: Gratis o no Gratis + Budget

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[es_norte] QgisUserConf 2019: Gratis o no Gratis + Budget

ginetto
Hola 

URGENTE: Lunes por la mañana o tarde lanzamos la pagina web y tenmos que saber si y cuanto van a cobrar para los talleres => necesita decision!

Ayer con Fran Sampaio nos quemaos haciendo algunos calculos sobre cuanto dinero necesitariamos para la conferencia,

* Katering: Estamos sobre mas o meno 2000€ (mano de obra por nosotr@s), Si en madrid consigieron 700€/60 personas, creo que con 2000 las apañeremos.

* Gasto trainers: si seguimos los de Nódebo seria 500€/4h y 1000/6h, si consideramos que tenemos dos salas y dos dias seria como 8 talleres de 4h = 4000€

lo que no pensamos sonos los gastos de:
1) invitar alguien llamativo para una keynote => gasto alojamento y comida 
diria reservar por seguridad 300€/keynoter

2) marketing o sea, chapas, camisetas, bolsa etc etc... no idea los costes, esto tiene mas esperiencia los geocamper. NO he averiguado si Turismo del ayuntamiento nos da el kit turistico en una bolsa... lo averiguare'.
Diria poner 2000€ si pero tener la minor idea del orden de grandeza de los costes.

otos costes no planeados?

si estos son los costes el total seria por debajo de 10.000€

y estas son las fuente de financiación
1) 3500€ ayuntamiento
2) 4000€ en general pone QGIS (dependendo de un presupuesto)
3) 4000€ en general pone OSGeo (dependendo de un presupuesto)
4) sponsors

estariamos bastante tranquilo con la pasta si todo sale bien y podriamos hacer la conferencia gratis y l¡planera mecanismo para que las personas se inscribieran obligandola a respetar el compromiso de atender (mas que otro por no tirar comida)

Carmen, tu que teniste las cuentas del geocamp como los vee estos numeros?
a tod@s... que opinais?

Luigi Pirelli

**************************************************************************************************
* LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/luigipirelli
* Stackexchange: http://gis.stackexchange.com/users/19667/luigi-pirelli
* GitHub: https://github.com/luipir
* Mastering QGIS 2nd Edition:
* https://www.packtpub.com/big-data-and-business-intelligence/mastering-qgis-second-edition
* Hire me: http://goo.gl/BYRQKg
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https://lists.osgeo.org/mailman/listinfo/es_norte
http://galicia.geoinquietos.org
http://twitter.com/xeoinquedos
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Re: [es_norte] QgisUserConf 2019: Gratis o no Gratis + Budget

ginetto
Necesito entender si el dinero de qgis se va en los alojamento de los desarrolladores para el hackmeeting o en otras cosas

Luigi Pirelli

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* Stackexchange: http://gis.stackexchange.com/users/19667/luigi-pirelli
* GitHub: https://github.com/luipir
* Mastering QGIS 2nd Edition:
* https://www.packtpub.com/big-data-and-business-intelligence/mastering-qgis-second-edition
* Hire me: http://goo.gl/BYRQKg
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On Sun, 2 Dec 2018 at 11:49, Luigi Pirelli <[hidden email]> wrote:
Hola 

URGENTE: Lunes por la mañana o tarde lanzamos la pagina web y tenmos que saber si y cuanto van a cobrar para los talleres => necesita decision!

Ayer con Fran Sampaio nos quemaos haciendo algunos calculos sobre cuanto dinero necesitariamos para la conferencia,

* Katering: Estamos sobre mas o meno 2000€ (mano de obra por nosotr@s), Si en madrid consigieron 700€/60 personas, creo que con 2000 las apañeremos.

* Gasto trainers: si seguimos los de Nódebo seria 500€/4h y 1000/6h, si consideramos que tenemos dos salas y dos dias seria como 8 talleres de 4h = 4000€

lo que no pensamos sonos los gastos de:
1) invitar alguien llamativo para una keynote => gasto alojamento y comida 
diria reservar por seguridad 300€/keynoter

2) marketing o sea, chapas, camisetas, bolsa etc etc... no idea los costes, esto tiene mas esperiencia los geocamper. NO he averiguado si Turismo del ayuntamiento nos da el kit turistico en una bolsa... lo averiguare'.
Diria poner 2000€ si pero tener la minor idea del orden de grandeza de los costes.

otos costes no planeados?

si estos son los costes el total seria por debajo de 10.000€

y estas son las fuente de financiación
1) 3500€ ayuntamiento
2) 4000€ en general pone QGIS (dependendo de un presupuesto)
3) 4000€ en general pone OSGeo (dependendo de un presupuesto)
4) sponsors

estariamos bastante tranquilo con la pasta si todo sale bien y podriamos hacer la conferencia gratis y l¡planera mecanismo para que las personas se inscribieran obligandola a respetar el compromiso de atender (mas que otro por no tirar comida)

Carmen, tu que teniste las cuentas del geocamp como los vee estos numeros?
a tod@s... que opinais?

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Re: [es_norte] QgisUserConf 2019: Gratis o no Gratis + Budget

ginetto
Giovani Mangi que ha organizado varios hackmeetings, en relacion al lo de madeira

1) coste cafe' (chaldas, bebeidas, frutas y snaks) para 3 dias de desarrolladores = 300€
2) dos cenas para desarrolladores  1000€ (desde esponsors)
3) El govierno de Madeira puse 4000€ para alquiler de las salas del hotel y katering
4) QGIS pago, aljamiento y algunos viajes

Luigi Pirelli

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On Sun, 2 Dec 2018 at 12:11, Luigi Pirelli <[hidden email]> wrote:
Necesito entender si el dinero de qgis se va en los alojamento de los desarrolladores para el hackmeeting o en otras cosas

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On Sun, 2 Dec 2018 at 11:49, Luigi Pirelli <[hidden email]> wrote:
Hola 

URGENTE: Lunes por la mañana o tarde lanzamos la pagina web y tenmos que saber si y cuanto van a cobrar para los talleres => necesita decision!

Ayer con Fran Sampaio nos quemaos haciendo algunos calculos sobre cuanto dinero necesitariamos para la conferencia,

* Katering: Estamos sobre mas o meno 2000€ (mano de obra por nosotr@s), Si en madrid consigieron 700€/60 personas, creo que con 2000 las apañeremos.

* Gasto trainers: si seguimos los de Nódebo seria 500€/4h y 1000/6h, si consideramos que tenemos dos salas y dos dias seria como 8 talleres de 4h = 4000€

lo que no pensamos sonos los gastos de:
1) invitar alguien llamativo para una keynote => gasto alojamento y comida 
diria reservar por seguridad 300€/keynoter

2) marketing o sea, chapas, camisetas, bolsa etc etc... no idea los costes, esto tiene mas esperiencia los geocamper. NO he averiguado si Turismo del ayuntamiento nos da el kit turistico en una bolsa... lo averiguare'.
Diria poner 2000€ si pero tener la minor idea del orden de grandeza de los costes.

otos costes no planeados?

si estos son los costes el total seria por debajo de 10.000€

y estas son las fuente de financiación
1) 3500€ ayuntamiento
2) 4000€ en general pone QGIS (dependendo de un presupuesto)
3) 4000€ en general pone OSGeo (dependendo de un presupuesto)
4) sponsors

estariamos bastante tranquilo con la pasta si todo sale bien y podriamos hacer la conferencia gratis y l¡planera mecanismo para que las personas se inscribieran obligandola a respetar el compromiso de atender (mas que otro por no tirar comida)

Carmen, tu que teniste las cuentas del geocamp como los vee estos numeros?
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Re: [es_norte] QgisUserConf 2019: Gratis o no Gratis + Budget

carmen10maica@gmail.com
In reply to this post by ginetto
Hola,
en la Geocamp en camisetas, chapas, pegatinas, libros, regalos, etc, nos gastamos unos 1.000€ para 70 asistentes. Aunque algunos de los sponsor que vinieron trajeron también regalos propios.

Sigo insistiendo en que la manera de que la gente se comprometa con la asistencia es pagar entrada, aunque sean 40 o 50 euros, y planteando descuentos a voluntarios que ayuden o personas que no trabajen... De otra forma siempre hay un riesgo salvo que persigas a los inscritos para que confirmen los últimos días.

¿No hay presupuesto para las charlas normales que no son keynotes?





El dom., 2 dic. 2018 a las 11:49, Luigi Pirelli (<[hidden email]>) escribió:
Hola 

URGENTE: Lunes por la mañana o tarde lanzamos la pagina web y tenmos que saber si y cuanto van a cobrar para los talleres => necesita decision!

Ayer con Fran Sampaio nos quemaos haciendo algunos calculos sobre cuanto dinero necesitariamos para la conferencia,

* Katering: Estamos sobre mas o meno 2000€ (mano de obra por nosotr@s), Si en madrid consigieron 700€/60 personas, creo que con 2000 las apañeremos.

* Gasto trainers: si seguimos los de Nódebo seria 500€/4h y 1000/6h, si consideramos que tenemos dos salas y dos dias seria como 8 talleres de 4h = 4000€

lo que no pensamos sonos los gastos de:
1) invitar alguien llamativo para una keynote => gasto alojamento y comida 
diria reservar por seguridad 300€/keynoter

2) marketing o sea, chapas, camisetas, bolsa etc etc... no idea los costes, esto tiene mas esperiencia los geocamper. NO he averiguado si Turismo del ayuntamiento nos da el kit turistico en una bolsa... lo averiguare'.
Diria poner 2000€ si pero tener la minor idea del orden de grandeza de los costes.

otos costes no planeados?

si estos son los costes el total seria por debajo de 10.000€

y estas son las fuente de financiación
1) 3500€ ayuntamiento
2) 4000€ en general pone QGIS (dependendo de un presupuesto)
3) 4000€ en general pone OSGeo (dependendo de un presupuesto)
4) sponsors

estariamos bastante tranquilo con la pasta si todo sale bien y podriamos hacer la conferencia gratis y l¡planera mecanismo para que las personas se inscribieran obligandola a respetar el compromiso de atender (mas que otro por no tirar comida)

Carmen, tu que teniste las cuentas del geocamp como los vee estos numeros?
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CARMEN DIEZ


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Carmen Díez
@carmen10maica
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Re: [es_norte] QgisUserConf 2019: Gratis o no Gratis + Budget

ginetto
las charlas normales se pagan?

estoy de acuerdo sobre l pagar... si no fuera que nos crea bastante lio sobre
1) rebder la burocracia del sitio (la Agora) mas liosa... 
2) la financiación del ayuntamento se iria en esto... a pensar che por 50€ entraria 10.000€
3) tendriamos que tener una plataforma para el pago... como hiciste para la geocamp?

no se... a mi gustaria que fuera gratuito pero encontrar un mecaniscmo que vincule la participación... no se como

Luigi Pirelli

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On Sun, 2 Dec 2018 at 13:36, CARMEN DIEZ <[hidden email]> wrote:
Hola,
en la Geocamp en camisetas, chapas, pegatinas, libros, regalos, etc, nos gastamos unos 1.000€ para 70 asistentes. Aunque algunos de los sponsor que vinieron trajeron también regalos propios.

Sigo insistiendo en que la manera de que la gente se comprometa con la asistencia es pagar entrada, aunque sean 40 o 50 euros, y planteando descuentos a voluntarios que ayuden o personas que no trabajen... De otra forma siempre hay un riesgo salvo que persigas a los inscritos para que confirmen los últimos días.

¿No hay presupuesto para las charlas normales que no son keynotes?





El dom., 2 dic. 2018 a las 11:49, Luigi Pirelli (<[hidden email]>) escribió:
Hola 

URGENTE: Lunes por la mañana o tarde lanzamos la pagina web y tenmos que saber si y cuanto van a cobrar para los talleres => necesita decision!

Ayer con Fran Sampaio nos quemaos haciendo algunos calculos sobre cuanto dinero necesitariamos para la conferencia,

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lo que no pensamos sonos los gastos de:
1) invitar alguien llamativo para una keynote => gasto alojamento y comida 
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2) marketing o sea, chapas, camisetas, bolsa etc etc... no idea los costes, esto tiene mas esperiencia los geocamper. NO he averiguado si Turismo del ayuntamiento nos da el kit turistico en una bolsa... lo averiguare'.
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si estos son los costes el total seria por debajo de 10.000€

y estas son las fuente de financiación
1) 3500€ ayuntamiento
2) 4000€ en general pone QGIS (dependendo de un presupuesto)
3) 4000€ en general pone OSGeo (dependendo de un presupuesto)
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Carmen, tu que teniste las cuentas del geocamp como los vee estos numeros?
a tod@s... que opinais?

Luigi Pirelli

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Re: [es_norte] QgisUserConf 2019: Gratis o no Gratis + Budget

ginetto
desde la tesoreria de QGIS:
---------- Forwarded message ---------

From: Andreas Neumann <[hidden email]>
Date: Sun, 2 Dec 2018 at 13:43
Subject: Re: Budget for UserConf y Hackmeeting
To: Luigi Pirelli <[hidden email]>
Cc: Lene Fischer <[hidden email]>


Hi Luigi,

As to your other question: yes - I plan to attend the A Coruna meeting (not 100% sure, but very likely).

The budget of every dev meeting varied a bit. On of the more expensive meetings was the Zanzibar meeting, because of the high travel costs, even if we had fewer people than usual.

If you plan workshops, a rule of thumbs should be that workshop attendees should pay for the attendance of the workshop and that money should go to cover the costs of trainers. Lene handled it in a similar way.

Also conference attendees (the ones that aren't contributors or presenters) would pay a small fee and that money should be used to cover other costs of the meeting.

QGIS.ORG usually helps to cover costs of the social events (e.g. conference dinner, dinners during dev meeting) and it helps to cover additional travel costs, esp. costs that isn't covered by 

Lene did a great job to get local sponsors. Maybe you could do the same?

Another source of income could be the local authorities. Either financially, or by giving away a venue for free or cheap. After all, they get a nice version of QGIS named "A Coruña" - this should be worth something to the locals ;-) don't you think?

Coming back to your original question:

Here are the costs of the previous meetings (the parts that QGIS.ORG covered) - typically there were other local sponsors, or participants who did not charge for their travel costs.

  • 2018 Zanzibar: 11'012.11
  • 2018 Funchal: 4'061.12
  • 2017 Nodebo: 4'109.41
  • 2017 Essen: 4'966.26
  • 2016 Bonn: 3'298.68
  • 2016 Girona: 4'536.36
  • 2015 Gran Canaria: 4'012.93
  • 2015 Nodebo: 6'872.59
  • 2014 Essen: 10'990.09

Note that the above amounts are not the full costs of the meeting, usually you can double the cost and the other half was paid by local sponsors (in general, but not always). F.e. in Nodebo and Funchal, the locals paid most local expenses, while QGIS.ORG paid flight and partially hotels.

My proposal is: just do your local budget and don't worry about travel costs of participants of the dev meeting - but charge a fee for the attendance of locals - both for attending the conference, but also additionally for workshops. That should help to cover a lot of your local costs and partially help with covering travel costs of workshop trainers.

QGIS.ORG - as usual - would cover dinner costs and cover travel costs of contributors who actively work at the meeting.

Greetings,

Andreas


Luigi Pirelli

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On Sun, 2 Dec 2018 at 14:06, Luigi Pirelli <[hidden email]> wrote:
las charlas normales se pagan?

estoy de acuerdo sobre l pagar... si no fuera que nos crea bastante lio sobre
1) rebder la burocracia del sitio (la Agora) mas liosa... 
2) la financiación del ayuntamento se iria en esto... a pensar che por 50€ entraria 10.000€
3) tendriamos que tener una plataforma para el pago... como hiciste para la geocamp?

no se... a mi gustaria que fuera gratuito pero encontrar un mecaniscmo que vincule la participación... no se como

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On Sun, 2 Dec 2018 at 13:36, CARMEN DIEZ <[hidden email]> wrote:
Hola,
en la Geocamp en camisetas, chapas, pegatinas, libros, regalos, etc, nos gastamos unos 1.000€ para 70 asistentes. Aunque algunos de los sponsor que vinieron trajeron también regalos propios.

Sigo insistiendo en que la manera de que la gente se comprometa con la asistencia es pagar entrada, aunque sean 40 o 50 euros, y planteando descuentos a voluntarios que ayuden o personas que no trabajen... De otra forma siempre hay un riesgo salvo que persigas a los inscritos para que confirmen los últimos días.

¿No hay presupuesto para las charlas normales que no son keynotes?





El dom., 2 dic. 2018 a las 11:49, Luigi Pirelli (<[hidden email]>) escribió:
Hola 

URGENTE: Lunes por la mañana o tarde lanzamos la pagina web y tenmos que saber si y cuanto van a cobrar para los talleres => necesita decision!

Ayer con Fran Sampaio nos quemaos haciendo algunos calculos sobre cuanto dinero necesitariamos para la conferencia,

* Katering: Estamos sobre mas o meno 2000€ (mano de obra por nosotr@s), Si en madrid consigieron 700€/60 personas, creo que con 2000 las apañeremos.

* Gasto trainers: si seguimos los de Nódebo seria 500€/4h y 1000/6h, si consideramos que tenemos dos salas y dos dias seria como 8 talleres de 4h = 4000€

lo que no pensamos sonos los gastos de:
1) invitar alguien llamativo para una keynote => gasto alojamento y comida 
diria reservar por seguridad 300€/keynoter

2) marketing o sea, chapas, camisetas, bolsa etc etc... no idea los costes, esto tiene mas esperiencia los geocamper. NO he averiguado si Turismo del ayuntamiento nos da el kit turistico en una bolsa... lo averiguare'.
Diria poner 2000€ si pero tener la minor idea del orden de grandeza de los costes.

otos costes no planeados?

si estos son los costes el total seria por debajo de 10.000€

y estas son las fuente de financiación
1) 3500€ ayuntamiento
2) 4000€ en general pone QGIS (dependendo de un presupuesto)
3) 4000€ en general pone OSGeo (dependendo de un presupuesto)
4) sponsors

estariamos bastante tranquilo con la pasta si todo sale bien y podriamos hacer la conferencia gratis y l¡planera mecanismo para que las personas se inscribieran obligandola a respetar el compromiso de atender (mas que otro por no tirar comida)

Carmen, tu que teniste las cuentas del geocamp como los vee estos numeros?
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Re: [es_norte] QgisUserConf 2019: Gratis o no Gratis + Budget

carmen10maica@gmail.com
In reply to this post by ginetto
En Geocamp 2018 fue por PayPal en un enlace en el meetup de inscripción

El 2 dic. 2018 2:06 p. m., "Luigi Pirelli" <[hidden email]> escribió:
las charlas normales se pagan?

estoy de acuerdo sobre l pagar... si no fuera que nos crea bastante lio sobre
1) rebder la burocracia del sitio (la Agora) mas liosa... 
2) la financiación del ayuntamento se iria en esto... a pensar che por 50€ entraria 10.000€
3) tendriamos que tener una plataforma para el pago... como hiciste para la geocamp?

no se... a mi gustaria que fuera gratuito pero encontrar un mecaniscmo que vincule la participación... no se como

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On Sun, 2 Dec 2018 at 13:36, CARMEN DIEZ <[hidden email]> wrote:
Hola,
en la Geocamp en camisetas, chapas, pegatinas, libros, regalos, etc, nos gastamos unos 1.000€ para 70 asistentes. Aunque algunos de los sponsor que vinieron trajeron también regalos propios.

Sigo insistiendo en que la manera de que la gente se comprometa con la asistencia es pagar entrada, aunque sean 40 o 50 euros, y planteando descuentos a voluntarios que ayuden o personas que no trabajen... De otra forma siempre hay un riesgo salvo que persigas a los inscritos para que confirmen los últimos días.

¿No hay presupuesto para las charlas normales que no son keynotes?





El dom., 2 dic. 2018 a las 11:49, Luigi Pirelli (<[hidden email]>) escribió:
Hola 

URGENTE: Lunes por la mañana o tarde lanzamos la pagina web y tenmos que saber si y cuanto van a cobrar para los talleres => necesita decision!

Ayer con Fran Sampaio nos quemaos haciendo algunos calculos sobre cuanto dinero necesitariamos para la conferencia,

* Katering: Estamos sobre mas o meno 2000€ (mano de obra por nosotr@s), Si en madrid consigieron 700€/60 personas, creo que con 2000 las apañeremos.

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lo que no pensamos sonos los gastos de:
1) invitar alguien llamativo para una keynote => gasto alojamento y comida 
diria reservar por seguridad 300€/keynoter

2) marketing o sea, chapas, camisetas, bolsa etc etc... no idea los costes, esto tiene mas esperiencia los geocamper. NO he averiguado si Turismo del ayuntamiento nos da el kit turistico en una bolsa... lo averiguare'.
Diria poner 2000€ si pero tener la minor idea del orden de grandeza de los costes.

otos costes no planeados?

si estos son los costes el total seria por debajo de 10.000€

y estas son las fuente de financiación
1) 3500€ ayuntamiento
2) 4000€ en general pone QGIS (dependendo de un presupuesto)
3) 4000€ en general pone OSGeo (dependendo de un presupuesto)
4) sponsors

estariamos bastante tranquilo con la pasta si todo sale bien y podriamos hacer la conferencia gratis y l¡planera mecanismo para que las personas se inscribieran obligandola a respetar el compromiso de atender (mas que otro por no tirar comida)

Carmen, tu que teniste las cuentas del geocamp como los vee estos numeros?
a tod@s... que opinais?

Luigi Pirelli

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